船陸でお互いにやり取りする『情報』の話です。
船において災害や事故が発生した場合に発信する情報は、その「スピード」と「質」の2つが非常に大切です。情報は「早いスピード」と「高い質」の両方を兼ね備えている必要があります。情報の「スピード」とは基本的には出来る限り早く、迅速であることが求められます。
いくら詳細で立派な報告書を作成してもその情報が関係者の手元へ届くのが遅過ぎると価値は半減、場合によってはまったく意味がない情報となってしまいます。最悪の場合、相手から、なぜもっと早く報告しなかったのかと文句まで言われてしまいます。
情報の「質」とは相手に伝えたいこと、相手が必要としていること、さらに重要な部分が的確に伝わるような内容であるかどうかです。見た目ばかり気にして体裁の良い報告書を作成するのに時間がかかり過ぎて、連絡が遅れて、被害の傷口が広がることは絶対に避けなければいけません。また、情報に重要な項目が抜け落ちているようでは、いくら迅速な報告であっても意味がありません。会社 (管理会社) へは「スピード」と「質」の両方を兼ね備えた情報を報告することが肝要です。
報告の手段としては電話が最も確実で早い方法でしょう。先ずは緊急時担当者に連絡、相談することです。文書で報告するのはそれからです。しかも当初の報告書は「スピード」が大切です。原因を調査して結論が出てから報告しようなんて悠長なことを言っている場合ではありません。判明している内容だけで十分です。不明点は「調査中」「検討中」「不明」としておいてかまいません。一人だけで抱え込んだり、船だけで悩んだり、自分だけ我慢したりする必要は一切ありません。どんどん会社の人を巻き込んで助けてもらえば良いのです。
皆さんもこれから、様々なトラブルに遭遇するでしょう。そのときの会社への第一報は「スピード」と「質」が重要であることを心にとめておき、「迅速で簡潔な報告」を行うよう心がけて下さい。発生するトラブルの対応に追われ、報告よりも事態収拾を最優先にしなければならないのが現場 (船) です。ところが、現場とは反対に会社は船から届く報告・情報だけが頼りなのです。
従って、私達現場で働くプロは事態収拾のみで終わるのではなく、情報発信も大切な職務であることを日々念頭に置いておきましょう。この話は会社へ行う報告だけに限った話ではありません。船内で上司へ行う報告でも同じように「スピード」と「質」が求められることに変わりありません。日頃から上司との人間関係を円滑にしてコミュニケーションを密にしておくことにより、一人で悩まず上司にどんどん報告して助けてもらいましょう。
情報と言えば、皆さんは会社から出状される達示、Fleet Notice、Safety Alert、Port & Navigation Information等のCircular Letterをよく読んでいますか？ 会社の方針や諸規則は「生き物」です。日々変化するものです。例えば下船して数か月間の休暇を過ごしている間にも、様々な問題が発生し、新たな制度や規則が制定されたり、OPMの内容が変更したりします。
ですから、乗船したら、まず休暇中に会社から出状された文章を一読し、自分の知らない事項がないかどうかを確認する必要があります。自分の乗船している船にとって重要で注目されているHotな問題・課題・懸案事項は何かを常に把握するよう心がけて下さい。